Politique de protection des renseignements personnels

Mise à jour : 6 novembre 2023

Les renseignements personnels que vous nous confiez sont essentiels à la bonne conduite de notre programme de récompense MA TOYOTA EXTRA (« programme »). Un renseignement personnel est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Voici comment nous les utilisons et les protégeons avec le souci de respecter votre vie privée. Cette politique s’applique à la collecte, l’utilisation et la communication de tout renseignement personnel (« renseignement ») recueilli dans le cadre du programme offert par l’Association pièces et service des concessionnaires Toyota du Québec.

1. Collecte et utilisation des renseignements
2. Communication des renseignements
3. Consentement et droit de refus
4. Décisions automatisées
5. Conservation et destruction des renseignements
6. Sécurité
7. Demandes d’accès et de rectification
8. Questions et traitement des plaintes
9. Modification de la politique
10. Autres politiques et règles à consulter

1. Collecte et utilisation des renseignements

1.1. Moyens par lesquels les renseignements sont recueillis

Les renseignements que nous recueillons nous sont fournis directement par vous ou par les concessionnaires Toyota participants du Québec notamment, lorsque :

• Vous créez ou mettez à jour votre dossier de membre sur notre site Internet matoyotaextra.ca (« site Web»);
• Vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, par la poste ou en utilisant le formulaire sur notre site Web;
• Vous visitez l’un des concessionnaires Toyota participants du Québec et vous effectuez une transaction pour des produits et services admissibles au programme ou échangez des points Ma Toyota Extra;
• Vous vous inscrivez aux communications du programme, des entités du groupe Toyota* ou de leurs partenaires par courriel ou autrement (infolettres, offres, communications promotionnelles, etc.);
• Vous communiquez avec nous pour formuler un commentaire, une question, une demande ou une plainte;
• Vous remplissez un formulaire de participation à un concours ou un événement ou vous participez à un sondage ou une étude marketing;
• Vous naviguez sur notre site Web (par l’intermédiaire des fichiers témoins ou autres technologies).

1.2. Catégories de renseignements et fins pour lesquelles ils sont recueillis

Nous avons regroupé sous forme de catégories les renseignements que nous pouvons recueillir ainsi que les fins pour lesquelles ils sont recueillis.

*On entend ici par Groupe Toyota : l’Association pièces et service des concessionnaires Toyota du Québec, les concessionnaires Toyota du Québec, l’Association des concessionnaires Toyota du Québec et ses associations régionales, ainsi que Toyota Canada inc.

** Les renseignements utilisés pour des fins d’études, d’analyses ou de production de statistiques sont dépersonnalisés, c’est-à-dire qu’il n’est plus possible de vous identifier directement.

*** Certains renseignements recueillis lors de vos interactions avec nous peuvent être joints aux autres renseignements que nous détenons vous concernant et consignés à votre dossier de membre.

2. Communication des renseignements

La communication à des fins légitimes de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il est donc possible que nous partagions vos renseignements avec des tiers, des fournisseurs de service ou des partenaires dans le cadre du programme.

Nous nous engageons à limiter le partage et les renseignements partagés à ce qui est nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis. Nous transmettons vos renseignements uniquement comme mentionné dans cette section à moins que vous n’ayez consenti à leur communication à d’autres entités pour des fins spécifiques.

Par exemple, nous pouvons communiquer vos renseignements à :

Des entités du groupe Toyota

• Les concessionnaires Toyota du Québec avec qui vous transigez ou avec qui vous êtes susceptible de transiger afin que vous puissiez bénéficier des avantages du programme ou qu’ils puissent communiquer avec vous pour répondre à une demande, notamment une demande de rendez-vous ou d’information, ou si vous avez consenti à recevoir des communications par courriel de leur part ;
• L’Association des concessionnaires Toyota du Québec et ses associations régionales si vous avez consenti à recevoir des communications de leur part ;
• Toyota Canada inc., pour des fins d’analyse et d’amélioration du programme, pour mieux comprendre les besoins des membres en matière d’entretien et d’achat automobile et répondre à vos demandes.

Des fournisseurs de services

• Fournisseurs de technologie (ex. centre de données, stockage de données et sauvegarde, traitement de données, services d'hébergement Web, services de maintenance et support);
• Fournisseur de services de communication, marketing et analytique;
• Fournisseurs pour la gestion des communications, des témoins ;
• Fournisseurs de services professionnels (ex. experts, comptables, conseillers juridiques).

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. Lorsque nous communiquons vos renseignements à des fournisseurs, nous nous assurons qu’ils signent un contrat avec nous dans lequel ils s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder au moins le même niveau de protection que nous offrons.

Des tiers comme l’exige ou le permet la loi, notamment dans les situations suivantes :

• Des organismes gouvernementaux, de réglementation et d’application de la loi, en vertu d’un mandat, d’une ordonnance ou d’une exigence légale;
• En lien avec toute procédure judiciaire en cours ou éventuelle dans laquelle nous sommes impliqués;
• Dans l’établissement, l’exercice ou la défense de nos droits légaux, dans la mesure permise par la loi.

D’autres tiers :

• Dans le cadre de transactions commerciales, des parties associées au financement, à l’assurance, à la vente ou à une autre forme de cession, proposé ou en cours, de la totalité ou d’une partie de notre entité ou de nos actifs, à des fins reliées à l’évaluation et à l’exécution de la transaction commerciale.
• Des plateformes de médias sociaux et numériques avec lesquelles nous pouvons partager vos renseignements (ex. votre adresse courriel) pour nous permettre de diffuser des publicités ciblées sur leurs plateformes (voir votre droit de refus à la section 3.2 a)).

3. Consentement et droit de refus

3.1 Consentement

Nous nous engageons à n’utiliser que les renseignements nécessaires et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements, notamment :

• Lorsque vous adhérez au programme;
• Afin de vous transmettre des communications par courriel à des fins promotionnelles;
• Lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement;
• Lors de certaines interactions spécifiques avec nous, comme des demandes d’information, de rendez-vous ou la participation à un concours, une activité promotionnelle ou un événement.

• Des informations importantes relatives au programme et son fonctionnement;
• Des avis concernant votre solde de points ou l’inactivité de votre compte;
• Des communications concernant votre statut ou niveau de membre.

3.2 Droit de refus

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

a) Création d’audiences personnalisées
Nous pourrions utiliser les services d’audiences personnalisées sur les plateformes de médias sociaux, les plateformes numériques ou des sites Internet de tiers qui envoient des publicités ciblées à leurs utilisateurs sur la base d’audiences personnalisées. Pour ce faire, nous téléchargeons sur les plateformes de ces fournisseurs des listes « hachées» (c’est-à-dire cryptées) d’adresses courriel qui sont ensuite comparées à des données hachées produites à partir de leurs propres données qui pourraient correspondre à votre profil dans cette plateforme. Le hachage des données est une mesure de sécurité qui vise à protéger la donnée personnelle transmise.

Nous utilisons deux types de ciblage :

• L’inclusion : ce type de ciblage nous permet de cibler des personnes avec des offres personnalisées, notamment des offres exclusives aux membres du programme. Ainsi, la publicité à laquelle vous serez exposé est plus pertinente et vous permet d’être mieux informé des offres qui s'adressent à vous.
• L’exclusion : ce type de ciblage nous permet d’éviter de vous cibler avec des publicités qui ne s’adressent pas à vous, notamment des offres adressées aux personnes qui ne sont pas membres du programme. Ainsi, cela vous évite d’être exposé inutilement à des offres auxquelles vous n’êtes pas admissibles ou qui ne sont pas pertinentes pour vous.

b) Partage de vos renseignements avec Toyota Canada inc.
Nous pouvons communiquer à Toyota Canada inc. vos renseignements détenus à votre dossier de membre pour faciliter la bonne conduite du programme, notamment pour des fins d’analyse et d’amélioration du programme, et pour mieux comprendre les besoins des membres en matière d’entretien et d’achat automobile. Vous pouvez refuser la communication de vos renseignements à Toyota Canada inc. pour ces fins en nous contactant en utilisant le formulaire en ligne sous la rubrique « Nous joindre ».

c) Renseignements numériques
Avec votre accord, nous pouvons recueillir vos renseignements numériques (ex. : données de votre appareil et de votre navigation) à l’aide de fichiers témoins facultatifs ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez notre site Web. Ces renseignements nous permettent de mesurer et analyser les données de navigation pour améliorer votre expérience de navigation. Ils nous permettent aussi de vous proposer des offres et services qui correspondent à vos besoins. Vous pouvez refuser la collecte de ces renseignements en cliquant sur «Options de consentement» au bas de notre site Web. Pour plus de détails, consultez notre Politique sur les données numériques.

4. Décisions automatisées

Il arrive que nous prenions des décisions à votre sujet fondées exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements. Il s’agit alors de décisions automatisées, c’est-à-dire que personne n’intervient de manière significative dans le processus décisionnel.

Voici des exemples de décisions automatisées : la détermination de votre niveau de membre, de votre l’admissibilité à une offre ou la détermination à votre dossier de membre d’un concessionnaire attitré (lorsque vous n’avez pas précisé votre concessionnaire principal à votre dossier membre).

Si c’est le cas, nous vous en informerons durant le processus ou au plus tard au moment où la décision vous sera communiquée. Pour toute question ou si vous désirez formuler des observations, nous vous invitons à communiquer avec nous.

5. Conservation et destruction des renseignements

Lieux de conservation

Les renseignements que nous détenons sont conservés sur des serveurs sécurisés qui se trouvent habituellement au Canada. Il est toutefois possible que nous retenions les services de fournisseurs situés à l’extérieur du pays. Conséquemment, certains de vos renseignements peuvent être communiqués ou conservés à l’extérieur du Québec, dans d’autres provinces et pays, notamment aux États-Unis, par une personne à qui nous avons confié la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements.

Dans un tel cas, nous nous assurons que vos renseignements bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus et jugés raisonnables dans les circonstances. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers.

Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi.

Voici quelques situations et la durée de conservation habituelle.

Certains renseignements à votre dossier pourraient toutefois être détruits avant la fin de ces périodes s’ils ne sont plus nécessaires. Certaines exceptions peuvent aussi s’appliquer et nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de litiges ou de réclamations. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité.

6. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables, répondant aux normes de l’industrie, afin de protéger vos renseignements et utilisons des mesures de sécurité qui correspondent à leur degré de sensibilité. Nous mettons en place des mesures de sécurité technologiques, physiques et contractuelles conçues pour protéger les renseignements qui nous sont confiés contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès non autorisé et la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.

Toutes les personnes autorisées qui ont accès à vos renseignements doivent en respecter leur caractère confidentiel et nous limitons cet accès, en plus d’effectuer une surveillance pour la prévention et la détection d’activités suspectes. Ces personnes ont accès à des guides et des activés de la formation et de sensibilisation à la protection des renseignements.

Notre site Web contient des liens vers d’autres sites. Lorsque vous cliquez sur les liens qui vous emmènent sur les sites de tiers, vous êtes assujetti à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers. Nous ne sommes pas responsables des agissements ou des pratiques en matière de confidentialité des tiers. Nous vous encourageons à être vigilants lorsque vous quittez notre site Web pour aller vers d’autres sites et à lire la politique de protection des renseignements personnels de chacun des sites consultés.

7. Demandes d’accès et de rectification

Vous pouvez demander de consulter ou de rectifier les renseignements que nous détenons sur vous, ou même dans certaines circonstances que nous supprimions vos renseignements. Pour ce faire, vous pouvez faire une demande par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels :

Monsieur Charles Saillant, Président de l'Association Pièces et Service des concessionnaires Toyota du Québec

À l’adresse suivante : [email protected]

Il est possible que nous devions vérifier votre identité avant de chercher, de vous fournir des renseignements ou de les corriger. Votre demande sera traitée dans un délai de 30 jours de sa réception.

Nous mettons à jour nos dossiers vous concernant en fonction des renseignements que vous nous communiquez ou qui nous sont communiqués par les concessionnaires, lorsqu’applicable. Ainsi, pour vous assurer que nos dossiers soient aussi complets, exacts et à jour que possible, vous devez nous informer de tout changement pertinent à vos renseignements, comme un changement d’adresse.

Vous pouvez mettre à jour vos renseignements ou nous demander de les corriger de l’une des façons suivantes :

• En accédant à votre compte membre afin de modifier les informations apparaissant à votre profil; ou
• En nous écrivant à [email protected] s’il s’agit de renseignements que vous ne pouvez mettre à jour dans votre profil.

8. Questions et traitement des plaintes

Pour poser une question sur la protection des renseignements ou nos politiques, vous pouvez communiquer avec nous :

• En nous écrivant à [email protected];
• En remplissant le formulaire en ligne sous la rubrique « Nous joindre ».

9. Modification de la politique

Nous pouvons modifier de temps à autre la présente politique lorsque nécessaire. Nous vous informerons de tous changements importants par un avis qui apparaîtra sur notre site Web et par tout autre moyen approprié, si nécessaire.

Nous vous invitons à consulter la présente politique de façon régulière. Tout changement sera en vigueur dès sa publication.

10. Autres politiques et règles à consulter

Cette politique est complétée par notre Politique sur les données numériques, qui explique de quelle façon nous utilisons des fichiers témoins et autres technologies similaires lorsque vous consultez notre site Web.

• Politique sur les données numériques.